第一条 为进一步规范学校经费报账管理,优化流程，提高工作效率，根据《行政事业单位内部控制规范》、《高等学校财务制度》等财经规章制度和上级有关经费管理规定，结合学校实际情况，制定本规定。

    第二条 本规定适用于纳入学校财务账目统一管理核算的各类经费报账行为，包括学校事业经费、创收经费、非同级财政专项经费、专用基金、代管款项等。

    第三条 各类经费报账需按照学校经费审批管理办法规定,完成前期审批程序后方可办理报账业务。

    第四条 经费立项和报账额度控制的规定。各类经费需按照学校预算管理程序或收入入账程序立项后方可办理经费申领和报账业务。经费申领和报账时，需按注明经费(项目)名称和编号，并在经费额度内支出，超出额度一律不予办理。

    第五条 经费结算方式和结算时间的规定

    1.使用各类经费办理对公结算事项原则上均应采用公务卡结算或网上银行转账结算方式，却因对方原因无法办理网上银行结算的可以采用支票结算方式，需书面说明；

    2.使用各类经费办理对个人支付（发放）事项，除慰问金、抚恤金、丧葬补助外，原则上应采用银行卡转账方式，涉及各类评审、咨询、劳务、奖励、补贴等发放无论校内外人员均应通过收入发放申报系统申报，打入个人银行卡；

    3.符合现金使用范围的经费支出可采用现金支付和银行卡转账方式，为进一步推进无现金报账，减少现金使用风险，原则上教职工报账均采用银行卡转账方式，学生和外校人员报账鼓励采用银行卡转账方式；

    4.确因客观原因无法办理转账支付，同时符合国家规定的现金使用范围的支出可以申请办理现金支付，须由经办部门（人员）书面申请，必要时需按财务处要求提供有效证明材料，在执行原经费审批程序基础上报由财务处分管处长签批，金额超过2万元的还需报财务主管校领导签批。

第六条  经费报账原始票据的规定

1.报销原始发票须为财政税务监制的正式发票（包括增值税专用发票、增值税普通发票和在有效期内的其他发票），横向课题、合作项目经费支出应尽量取得增值税专用发票。发票必须加盖收款单位发票专用章或财务专用章，发票不能涂改。丢失或损坏报销凭据的由个人承担责任。

    2.票据内容填写齐全：票据中的付款单位必须填写“UG环球360官方网站”；金额大小写必须一致；票据应注明购买物品（服务）名称、数量、单价、金额或附盖章的明细清单（网上购买须附订单）；开票人及开票日期填写完整；发票的内容必须根据实际发生的经济事项填开，发票金额应与支付金额一致，发票开具单位应与收款单位（公务卡刷卡商户）名称一致。

    3.电子发票可打印后报账，报账人承诺不重复报账，财务处通过查验系统查验，发现重复报账将按有关规定严肃处理。      

    4.为保证各项经费支出及时结算和入账，各类经费事项取得的发票须在三个月内完成报账手续，遇寒暑假顺延一个月，跨年度发票应在第二年3月31日前完成报账。无特殊情况，超过三个月的发票不予办理报账。

    5.票据背面或空白处需经办（当事）人签字，除个人支出事项外，签字人不得少于两人；涉及物品、材料采购的须有验收人签字；出租车票要注明事由、起止地点。

    6.不得将单项支出金额化大为小，化整为零，逃避审查和财务监督。时间相近（10天内）并且支出内容相近、发票连号或收款单位相同的均视为同一笔经费事项，按累计金额进行报账审批。

    7.如因意外原因发生原始票据丢失的情况，须由经办部门（人员）书面说明情况，并提供有效证明材料（包括加盖出票单位财务专用章或发票专用章的存根联或记账联复印件、支付纪录、网页截图等），在执行原经费审批程序基础上报由财务处分管处长签批，金额超过2万元的还需报财务主管校领导签批，无有效证明材料不予办理报账手续。

    第七条  经费报账附件资料的规定

    1.差旅费、会议费、培训费、因公出国（境）费、因公接待费等经费支出，除取得相应原始发票外，报账时还需按照相关经费管理办法要求，附相应通知、审批手续、政府采购电子结算单、流水明细、签到表、相关证明截图等附件资料。

    2.政府采购目录内采购事项或招投标采购事项，办理报账时应提供政府采购结算单、采购结果通知书等采购证明材料；涉及固定资产购买的附固定资产登记入账手续。

    3.合同协议付款事项应付合同审核程序证明材料，首次付款应提供合同原件；以后付款应提供合同首页、付款条件关键页复印件；支付验收和审计尾款、质保金等还需附验收报告、审计意见书、质量合格报告（说明）等证明资料；

    4.其他附件资料的提供，包括：与经费事项相关的校内请示（付款申请）、批量物资发放领用的签字清单、按经费审批人或财务处要求提交的书面报告（说明）、其他相关证明材料等。

    第八条 经费报账凭证填写和粘贴的规定

    1.报账人应按照学校统一印制的各类经费报账表单格式，根据所办经济业务的性质准确清晰的填制凭证，不允许漏项、错项；

    2.各类凭证填制时，各项填制文字应能清晰完整的反映报账经济业务事由和主要内容；经费名称（编号）要准确无误；凭证上按经费审批程序规定依次由经办人、审批人签字。

    3.各部门报销人员报销前需先审核、整理、粘贴原始发票，。出租车票、过桥过路费、餐费、火车票等票面小、金额小的原始单据报销时，要粘贴在与报账凭证一样大小的空白纸上，核准报销金额，并在凭证上填好报销金额及附件张数。

    4.报账凭证附件资料应统一为A4纸大小，按照附件种类、页码顺序排列整齐并逐张粘贴，不允许订书机装订，较厚无法与凭证一同粘贴的需单独提交财务处保管。

    第九条 经费申领和借款规定

    1.未取得发票需先办理付款的事项应填制经费申领单（一式两联），取得发票和附件资料后持经费申领单（第二联）报账，发票及附件内容与经费申领单审批内容不相符的不予报销，发票返还时间不得超过一个月，不得跨年。

    2.除备用金借款外，原则上不办理其他现金借款。年度备用金借款限额3万元，年初借款，年末归还，填制借款单，需经部门（项目）负责人签批，1万元以上的需报财务处长审签， 2万元以上还需在财务处审签前报分管校领导审签。

    3.特殊情况，需办理其他现金借款，需书面请示，由经费负责人审批报财务处长审签，1万元以上借款需经分管校领导和主管财务校领导审签， 5万元以上需经校长审签。借款金额占用预算（项目）额度，除出国等特殊情况，需在三个月内报账并归还现金，不得跨年。

    3.部门（项目）如存在未按期归还的发票或现金借款，原则上不再办理新的经费申领或现金借款。

    4.经费申领和现金借款经办人是借款责任人，对发票保管返还和现金保管归还负直接责任；经费负责人应对相关事项加强督促，出现发票未返还、借款无法归还的事项，需承担相应责任。

    第十条 经费报账办理程序和时间规定

    1.现场报账程序。报账人员持审批后的凭证和原始发票到财务处报销大厅前台审核窗口办理报账审核，经前台人员审核、复核后无误的凭证进入结算支付程序，报销现金到出纳窗口领取；公务卡、转账和收入发放由财务处在规定时间内办理完成。报销人员不得将报账凭证带离财务处，如违反规定造成损失由个人承担责任。

    2.网上报账程序。财务网上报账系统开通后，报账人员应通过网上报账系统按系统要求录入报账业务，原始凭证通过校内投递点投递或交至财务处报销大厅，财务处前台审核人员每天接受前一天录入系统的报账申请和投递的原始凭证，经前台人员审核、复核后无误的凭证进入结算支付程序，报账和支付情况通过系统或短信提示方式告知报账人。审核存在问题的业务通知报账人，退回纠正问题或补充资料后办理。

    3.报账业务办理时间为每周一至周四8:30-15:30（现金报账时间为周二至周四），涉及财政项目和1000元以上的现金报账必须在报账日前一天14:00前通过系统预约。

    4.现金（刷卡）缴款和归还现金应在报销大厅出纳窗口办理并保存好相应收据。

    5.周五为财务后台业务处理和学习时间，除紧急事项外，各项对外业务均在周一至周四办理。

    第十一条 年终决算报账规定

    1.年终报账时间。每年从11月15日起至最后一个报账日为年终报账期间，非现金业务最后一个办理日为12月中旬的周四（12月15日前后），现金和其他紧急业务最后一个办理日为12月最后一周的周二（12月27日前后）。

    2.年终发票管理要求。进入年终报账期间，原则上需取得原始发票后方可办理支付手续，确属特殊情况，需经费负责人书面承诺发票返还时间（不得晚于12月31日），凡是发票跨年度的业务，原则上均计入下一年度经费支出。

    3.年终报账原则上均应通过网上报账系统办理，严格杜绝超支现象。

    4.涉及校内结算事项（低耗品领用、印厂印刷结算、食堂客饭结算、公务用车结算），负责部门需在最后一个报账日前将经费负责人签字确认的结算表单报财务处入账，晚于报账日发生的事项计入部门下一年度支出。

   第十二条  报账经办人员的规定

    1.课题（项目）经费报账经办人员为课题（项目负责人）本人或指定的课题（项目）成员（需报财务处备案），如课题（项目）确属实际业务需要 ，需由聘请的科研助手（学生）办理报账事宜的，应相对固定一人，名单报财务处备案。项目负责人应负责指导学生经办人学习财务基本规章制度、了解业务办理程序。

    2.学生课题（项目）的经办人员应为课题（项目）负责人本人，名单报财务处备案，课题（项目）管理部门和指导老师应负责指导学生学习了解财务基本规章制度和业务办理程序。

    3.除课题（项目）经费外，报账经办人为各部门报财务处备案的经费管理员，却因业务较多，需设立其他经办人员的，原则上应相对固定，不超过两人 ，经办人员名单和经办业务范围报财务处备案，均不能由学生代办经费报账。

    第十三条  学校附属各独立法人单位同类业务的经费报账应按照本规定执行。

    第十四条  本规定从2017年4月1日起执行，由财务处负责解释。凡与本规定不符的报账规定废止，按本规定执行。